Para assegurar que as empresas cumpram as normas que determinam os direitos dos funcionários, a fiscalização do trabalho é uma etapa a qual toda empresa está passível de ter que enfrentar.
Nada pode ser pior do que ser surpreendido pela presença de um agente fiscal e se ver completamente despreparado para atender as exigências do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
No entanto, essa realidade é vivenciada por muitos gestores, já que o momento de verificação não possui um aviso prévio ou qualquer indicação de quando poderá acontecer.
Se você quer estar preparado para passar por esse momento mostrando regularidade com as normas vigentes e evitar multas do MTE, continue lendo este artigo. Conheça nossas dicas para estar sempre à disposição da fiscalização do trabalho.
Organize uma auditoria interna
Quando uma organização entra na mira do auditor fiscal, todos os pontos vulneráveis da empresa tendem a aparecer, principalmente, se houverem falhas de segurança expostas.
Quem não quer ser surpreendido precisa se antecipar e investir na própria auditoria. Essa verificação deve levar em conta a atualização da documentação e registros, assim como o pagamento dos impostos.
Confiar na própria memória para listar as irregularidades não é um meio confiável. Por isso, faça um levantamento completo, mapeando todos os quesitos que podem ser questionados pelo auditor autorizado.
Horas extras, adicionais, contratos de trabalho, documentos rescisórios e extratos previdenciários são exemplos de documentos que precisam estar em dia.
Além disso, dedique atenção específica para segurança do trabalho. Nesse caso, a organização documentária requer cuidados específicos. Vamos falar sobre isso um pouco mais adiante.
Mantenha a documentação sempre pronta (principalmente quanto à Segurança do Trabalho)
Depois que a auditoria é realizada, é importante ter um sistema que possibilite a organização da documentação de forma a facilitar a recuperação de qualquer informação necessária.
Faça questão de manter os registros digitalizados, mantendo-os em um servidor virtual, pois esse processo torna a apresentação de dados mais prática, sem contar com o resgate simplificado.
Documentos físicos costumam dar maior problema. Portanto, ordene os arquivos por ano, mês e tipo. Contratos de trabalho devem ser mantidos sempre à mão e devidamente assinados por cada colaborador. Além disso, espelhos de ponto também precisam de assinaturas comprovando as horas de trabalho.
Documentação para a segurança do trabalho
Como falamos, as questões de segurança precisam ser avaliadas com extremo cuidado. Afinal de contas, todos os documentos nessa área serão exigidos de acordo com os riscos das atividades realizadas na empresa.
Para a fiscalização, a gama de documentos pode ser muito grande, incluindo as devidas normas regulamentadoras. Tudo vai depender da área de atuação da organização. Preparamos uma lista com os principais registros que você precisará manter, lembrando que cada um varia conforme o segmento da instituição.
- cópia do cartão de CNPJ da empresa;
- CNAE;
- relação de cargos e descrição de suas funções;
- acordo ou convenção coletiva;
- ordem de serviço;
- livro de inspeção do MTE;
- alvará de funcionamento;
- laudo técnico das instalações elétricas;
- documentação da Brigada de Incêndio;
- inspeções dos vasos de pressão;
- certificados ambientais;
- Programa de Conservação Auditiva (PCA);
- documentação dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Análise Preliminar de Risco (APR);
- Permissão de Trabalho (PT);
- laudo de insalubridade;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- documentação da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes);
- Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT);
- documentação do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- inventário de máquinas e equipamentos;
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET).
Dê atenção especial para o Livro de Inspeção do Trabalho
O livro de inspeção é o documento em que o auditor fiscal do trabalho faz todas as anotações, desde a primeira visita à empresa até as últimas. Para que a inspeção e fiscalização da situação da organização sejam completas, é preciso que tanto as matrizes quanto as filiais tenham o documento.
Todas as vezes em que o agente visita a instituição, as anotações quanto às irregularidades encontradas são anotadas nesse livro. Para além disso, os registros de visita são detalhados, incluindo os prazos para a regularização de itens fora de conformidade.
Dessa maneira, o caderno de inspeções serve como uma ferramenta auxiliadora para a regularização e manutenção da segurança no ambiente de trabalho. Vale lembrar que a falta do livro configura infrações dos arts. 628 e 630 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A multa destinada para esse caso pode variar entre R$ 201,27 e R$ 2.012,66.
As microempresas e empresas de pequeno porte não têm a obrigação de manter o Livro de Inspeção do Trabalho. Já todo o restante que precisa pode encontrá-lo com facilidade em papelarias.
Saiba como se comportar durante a visita
Depois que o auditor fiscal do MTE chega na sua porta, não há como fugir. Fazê-lo esperar pode refletir de forma negativa. Por isso, seja gentil e ofereça um lugar com a comodidade necessária para a análise da documentação.
Lembre-se que esse profissional não tem o objetivo de prejudicar você ou a empresa. O trabalho dele está em garantir que a lei seja cumprida. Assim, ele tem autoridade para distribuir multas, advertências, além de poder embargar obras e interditar total ou parcialmente uma máquina, departamento ou a própria empresa.
Responda a todas as perguntas que se referirem ao trabalho e somente ao trabalho dos colaboradores. Caso o fiscal questione questões que estão fora de sua alçada, você não é obrigado a responder.
Não tente ocultar informações e aceite as notificações de irregularidade, providenciando o que for requerido depois. As organizações que agem de boa fé e conseguem se regularizar no prazo determinado recebem abatimento no valor da multa.
Uma boa dica para esse momento é tentar não falar demais para não acabar entregando uma fragilidade da organização que não entraria sequer em questão. Sem deixar de responder as perguntas com verdade, responda somente aquilo que for perguntado.
Quanto à permissão de entrada, vale dizer que caso o auditor seja barrado, ele poderá até mesmo pedir reforço policial para assegurar a entrada. Portanto, se esconder ou adiar a visita não adiantará de nada.
Sua empresa já recebeu a visita de um auditor do MTE para realizar a fiscalização do trabalho? Então deixe um comentário contando como foi a sua experiência. Queremos ouvir você!
