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eSocial e segurança do trabalho: como se adaptar às mudanças?

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (mais conhecido como e-Social), é um projeto do governo federal instituído no final de 2014, por meio do Decreto nº 8.373. Ele consiste em uma plataforma online capaz de unificar o envio, acompanhamento e fiscalização dos dados de todos os trabalhadores registrados no país. Sendo o e-Social e segurança do trabalho temas intimamente relacionados.

Concebido e implantado em parceria pela Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho; o projeto desburocratiza e moderniza os processos de informação e prestação de contas que os empregadores devem reportar ao governo federal. Sendo a adesão ao sistema compulsória para todos os empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas, de natureza pública ou privada.

Quer saber como é possível se adaptar a essas mudanças. Continue a leitura deste artigo para tirar as suas dúvidas!

Princípios do e-Social

O projeto foi construído a fim de atender antigas, mas urgentes, reivindicações; tanto de trabalhadores quanto de empregados. Principalmente no que diz respeito à complexidade e nível de burocratização da legislação brasileira e dos processos e normas governamentais.

Desse modo, o e-Social tem como princípios:

  • garantia dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
  • simplificação dos processos exigidos para o cumprimento das obrigações previstas na legislação nacional;
  • eliminação da redundância nas informações prestadas por empregadores;
  • elevação da qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais;
  • garantia de tratamento diferenciado às microempresas e pequenas empresas.

Objetivos do projeto

Considerando os princípios listados no item anterior, podemos afirmar que os objetivos do projeto vão muito além da unificação de dados ou da simplificação da gestão empresarial. Isso porque o e-Social é muito mais do que um meio de se economizar papel ou tempo.

Na verdade, o principal objetivo do projeto é garantir o cumprimento da legislação vigente de forma bem mais simples do era feito anteriormente. O que é possível ao oferecer uma plataforma que possibilita o fornecimento das informações de forma padronizada, com mais transparência e segurança jurídica. Deste modo espera se uma significativa redução nos processos trabalhistas.

Além disso, a ferramenta também tem como objetivo combater fraudes contra o sistema previdenciário, que tantos ônus trazem à sociedade.

Benefícios do sistema

A princípio pode demorar um pouco para que empregadores e empregados entendam toda a amplitude do projeto e seus benefícios. Afinal, toda mudança requer certo tempo de adaptação, além, é claro, de algum esforço. No entanto, o e-Social é, de fato, uma ferramenta que traz benefícios para todos os envolvidos.

Para os empregados facilita a fruição dos devidos direitos trabalhistas. Para os empregadores, proporciona mais agilidade à prestação de contas obrigatória. Além de evitar erros que podem ocasionar passivos trabalhistas, multas e penalidades.

Já para o Governo Federal, amplia a capacidade de monitoramento e fiscalização das informações prestadas. Tornando mais difícil a rotina de empregadores mal intencionados, que sonegam impostos ou que não atendem à legislação vigente, uma vez que o próprio sistema realiza o cruzamento de dados.

Sem mencionar o imenso ganho para a sociedade, ao imaginarmos que esses dados podem vir a ser compilados e utilizados a fim de servirem como base para o desenvolvimento e implantação de políticas públicas.

Informações prestadas na plataforma

De acordo com dados do governo, atualmente, 15 obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais podem ser executadas a partir da plataforma. A saber:

  1. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  2. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED);
  3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  4. Livro de Registro de Empregados (LRE);
  5. Anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  6. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  7. Comunicação de Dispensa (CD);
  8. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  9. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  10. Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  11. Folha de pagamento;
  12. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  13. Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  14. Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  15. Guia da Previdência Social (GPS).

Relação entre o e-Social e segurança do trabalho

A implantação do e-Social é uma verdadeira revolução para os profissionais de Segurança e Saúde Ocupacional. Para se ter ideia da dimensão das mudanças, bastaria dizer que esses profissionais passam a ter como obrigação o envio de informações sobre os postos de trabalho para o Ministério do Trabalho, Receita Federal e INSS. Anteriormente, essas informações somente eram disponibilizadas mediante visitas e/ou solicitações formais.

Ou seja, apesar de não alterar a legislação de Segurança e Saúde Ocupacional, a plataforma é uma maneira inovadora e muito eficaz de checar e garantir a prática dessas legislações nas empresas. Isso porque o sistema é dotado da capacidade de realizar a interligação entre eventos informados, de modo a detectar possíveis irregularidades. Por exemplo, se a empresa emitir uma CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) relacionada a um empregado não incluído no sistema, o e-Social vai, automaticamente, rejeitar o envio.

Com isso, o governo, por meio da própria plataforma, poderá advertir ou multar a empresa imediatamente. De modo, que ter clareza sobre a relação entre e-Social e segurança do trabalho é essencial para empregadores e profissionais da área. Inclusive, com a finalidade de evitar problemas jurídicos e burocráticos que podem comprometer a saúde de toda a empresa.

Para ajudar nessa tarefa, listamos os procedimentos mais importantes no que tange a segurança do trabalho e gestão ocupacional no e-Social. Confira!

Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT)

A partir da implantação do e-Social, a CAT passa a ser emitida por meio do sistema eletrônico. Assim, caso seja necessário informar um acidente laboral, o empregador deve preencher o formulário contido no evento S2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho).

No documento eletrônico, o empregador deve fornecer todas as informações relativas ao acidente, doença ou morte do trabalhador. É muito importante que as informações inseridas sejam fidedignas, uma vez que erros e incorreções podem gerar multas e penalidades ao empregador.

Outra mudança em destaque é que o número da CAT corresponderá ao recibo do evento S2210. Será por meio desse protocolo que o empregador terá acesso à CAT de origem, caso seja necessário realizar a reabertura da Comunicação.

Cabe, ainda, destacar outros 3 pontos:

  1. o empregador deve preencher, também, o evento S2230 (Afastamento Temporário) quando houver necessidade de afastamento do empregado em decorrência do acidente;
  2. de acordo com legislação vigente, a CAT deve ser enviada até o 1° dia útil seguinte ao acidente e, em caso de morte, imediatamente;
  3. somente o empregador pode emitir a CAT por meio do e-Social, demais autorizados devem emiti-la por meio do modelo antigo.

Monitoramento da Saúde do Trabalhador

De acordo como artigo 168 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) — regulamentado pela Norma Regulamentadora nº 7 do MTE (com atenção especial ao PCMSO, Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) — é obrigatória a realização de exames médicos nos empregados nas seguintes situações:

  • admissão;
  • retorno;
  • mudança de função;
  • demissão e periodicamente, a depender da função.

No universo do e-Social, cabe ao evento S2220, compilar essas e outras informações e dados relativos à saúde do trabalhador. É por meio desse evento que serão detalhados os procedimentos médicos e os exames complementares aos quais o trabalhador foi submetido em decorrência ou por exigência do vínculo profissional.

Nunca é demais lembrar que apesar de anteriormente relegado a uma obrigação trabalhista de menor importância, o Atestado de Saúde Ocupacional ganha novo status com o e-Social. Uma vez que o sistema torna mais fácil e ágil a fiscalização dessa obrigação legal. De modo que a não observância da exigência legal acarreta ao empregador multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, determinado pelo fiscal do trabalho, varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Por isso, é importante estar atento aos detalhes, lembrando que:

a informação da realização dos exames previstos nos quadros I e II da NR–07 do Ministério do Trabalho tem caráter obrigatório e deve obedecer ao disposto na legislação, sendo os exames determinados de acordo com o risco que o trabalhador está exposto;

  • as informações relativas ao exame médico admissional devem ser inseridas no sistema levando em consideração o prazo equivalente ao do envio do S2200. Os demais exames médicos tem como prazo o dia 07 do mês subsequente à realização do exame admissional.
  • também precisam ser comunicados os exames de retorno do trabalhador ausente, por período igual ou superior a 30 dias, seja por doença ou acidente, em decorrência da atividade ou função laboral ou não, e os exames periódicos de trabalhadores portadores de doenças crônicas;
  • a comunicação dos exames toxicológicos de motoristas profissionais devem ser acompanhados da inscrição da empresa, identificação documental, data do exame, CNPJ do laboratório, nome do médico responsável e código sequencial.

Condições Ambientais do Trabalho

A tabela S1060 é o evento utilizado pelo empregador para registrar as condições ambientais de trabalho, bem como para informar a existência de exposição aos fatores de risco descritos na Tabela 23 do e-Social (fatores de risco ambientais). Ou seja, é por meio da S1060 que o empregador procede a inclusão, alteração e/ou exclusão de registros na tabela de Ambientes de Trabalho.

A inclusão de informações referentes a esse evento é de caráter obrigatório para todos os empregadores, pessoas físicas ou jurídicas, de personalidade pública ou privada que contem com trabalhadores, estagiários e/ou servidores vinculados ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS). A única exceção é para contratantes optantes do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS), para os quais o envio das informações é facultativo.

Vale lembrar que após a primeira inserção de informações, só é preciso alterar o evento em caso de criação, alteração ou exclusão de um ambiente de trabalho. Não sendo necessárias atualizações meramente periódicas.

Além disso, e dada a relação com a S1060, ressaltamos, também, a necessidade de dedicar o devido cuidado à inclusão das informações relacionadas às Condições Ambientais do Trabalho, por meio do evento S2240 (Condições Ambientais de Trabalho/ Fatores de Risco).

No S2240, faz-se necessário informar o Fator de Risco para e-Social, de acordo com o código constante da tabela 23 do próprio sistema. Nos casos em que não houver exposição ao risco, basta preencher como “Ausência de Fator de Risco”. Além disso, informações como intensidade ou concentração da exposição, utilização EPI e EPC e suas respectivas descrições devem compor esse evento.

Afastamentos

Quando um trabalhador se afasta de suas funções profissionais, seja por motivo de férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros, isso impacta diretamente em seus direitos trabalhistas e previdenciários, bem como em suas obrigações tributárias. Justamente por essa razão, o e-Social e a segurança do trabalho dedicam especial atenção a essas situações.

No ambiente da plataforma, o evento responsável por agregar as informações relativas aos afastamentos temporários de empregados e trabalhadores avulsos, por qualquer um dos motivos definidos na tabela 18 (Motivos de Afastamento), bem como eventuais alterações e prorrogações é o S2230.

Por se tratar de um evento que contempla um variado número de situações, há que se observar as peculiaridades de cada caso, especialmente no que tange aos prazos. Obedecendo aos seguintes critérios. Veja!

Até o 7º dia do mês subsequente ao ocorrido

  • em caso de afastamento temporário por acidente de trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração não superior a 15 dias;
  • em caso de afastamento temporário por acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho, com duração entre 3 a 15 dias.

Até o 16º dia após a ocorrência, caso não ultrapasse o prazo previsto acima

  • afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho ou de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 15 (quinze) dias;
  • afastamento temporário ocasionado pelo mesmo acidente, agravo de saúde ou doença, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias, nos caso em que a somatória dos tempos, tenha duração superior a 15 dias, independentemente da duração de cada afastamento.

Outros afastamentos devem comunicados até o dia 7 do mês subsequente ao da ocorrência ou até o envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionam.

Informações relativas às alterações e términos de afastamentos tem como prazo de envio o 7º dia do mês subsequente à medida ou até o envio do evento S1299 — (Fechamento dos Eventos Periódicos), o que ocorrer primeiro.

Como empregador ou responsável pelo fornecimento de dados ao e-Social, não se esqueça que a ausência da prestação de informações sobre afastamentos sujeita a empresa às sanções legais. Incluída aqui, multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9, com valores que podem variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho. Vale lembrar que, caso o empregado tenha mais de um vínculo, é necessário o envio do evento para cada um deles.

Fatores de Risco

O S2240 é o evento responsável, no e-Social, por informar a incidência de fatores de risco descritos na Tabela 23 (Fatores de Risco Ambientais). É a definição de exposição ou não a agentes ambientais que tragam prejuízos à saúde ou à integridade física do trabalhador que justificam solicitação de concessão de aposentadoria especial.

De acordo com a legislação, o S2240 deve ser enviado, obrigatoriamente, até o dia 7 do mês subsequente à ocorrência ou antes do envio dos eventos mensais de remuneração do trabalhador que fizer jus ao recebimento de adicional de insalubridade e/ou periculosidade.

Vale notar que a inclusão desse evento somente será possível após o envio das informações relativas aos eventos S2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador), S2300 (Trabalhadores Sem Vínculo Emprego/Estatutário) e S1060 (Tabela de Ambientes de Trabalho).

Treinamentos e Capacitações

O Ministério do Trabalho e Emprego, por meio das Normas Regulamentadoras, define uma série de programas e investimentos em treinamentos que devem ser, obrigatoriamente, realizados pelas empresas na área de Saúde e Segurança do Trabalho, de acordo com o setor de atuação.

No entanto, a partir da adesão ao e-Social, as informações relativas ao treinamento e à capacitação dos trabalhadores devem passar a ser incluídas no sistema. O evento responsável para isso é o S2245 (Treinamento e Capacitação).

Neste momento, serão registradas informações como:

  • modalidade de treinamento;
  • ementa do curso;
  • instituição e profissional responsável;
  • período de realização e a carga horária total.

Lembrando que os treinamentos obrigatórios, tanto antes do início das atividades monitoradas quanto no decorrer delas, devem ser informados.

Em relação aos treinamentos obrigatórios antes do início das atividades monitoradas, eles também deverão ser informados no momento de cadastro do vínculo com o trabalhador, no evento S2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão).

Mas é importante que você não se esqueça de que treinamentos obrigatórios antes do início das atividades não extinguem a necessidade de novas capacitações sobre o tema. Afinal, a empresa deve garantir a atualização contínua dos trabalhadores quanto às técnicas, às normas de segurança e todas as precauções necessárias, para evitar acidentes de trabalho. Por exemplo, treinamentos em Segurança no Trabalho em Máquinas e Equipamentos (NR-12) e sobre medidas de segurança em espaço confinado (NR-33).

Outros treinamentos obrigatórios no decorrer das atividades, de acordo com a Tabela 29 do e-Social, também são fundamentais para garantia de um ambiente de trabalho seguro e salutar, como os regulamentados pelas seguintes NR’s:

  • NR-5 — Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
  • NR-6 — Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
  • NR-7 — (PCMSO) – Treinamento de Primeiros Socorros;
  • NR-10 — Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade (Básico, Reciclagem e Sistema Elétrico de Potência);
  • NR-11 — Transporte, movimentação, armazenagem e manuseio de materiais;
  • NR-13 — Caldeiras e Vasos de Pressão;
  • NR-23 — (Proteção contra Incêndios) — Brigada de Incêndio;
  • NR-35 — Trabalho em Altura.

Prazos para o empregador se adequar ao e-Social

O Comitê Diretivo do e-Social publicou, por meio do Diário Oficial da União, de 5 de novembro de 2018, a Resolução CDES nº 05. A norma altera a Resolução CDES nº 02, definindo novos prazos para o envio de eventos para o e-Social.

A alteração teve como parâmetro a experiência adquirida após a conclusão da 1ª etapa de implantação do sistema. Nesse primeiro momento, as 13.115 maiores empresas instaladas no país puderam utilizar a plataforma, possibilitando a elaboração de um diagnóstico conclusivo acerca dos processos necessários para adequação diante da necessidade de adesão ao novo sistema.

Apesar da alteração, cabe registrar que o e-Social está sendo implantado e melhorado dentro da normalidade. E que as alterações no cronograma têm como objetivo atender aos grupos de empregadores que ainda não se preparam de forma adequada para as mudanças. Se você e a sua empresa, fazem parte deste grupo, vale a pena redobrar a atenção e acompanhar o calendário.

Como preparar sua empresa

Como você pode acompanhar, o e-Social surgiu para simplificar, desburocratizar e modernizar a relação governo/empregador. Por meio de um processo unificado de envio de informações, por via digital, o governo federal objetiva garantir maior fruição de direitos aos trabalhadores. Ao mesmo tempo em que proporciona aos empregadores uma facilidade inédita no que para o cumprimento de suas obrigações legais.

No entanto, toda essa facilidade vem acompanhada de maior responsabilidade. Uma vez que o sistema também proporciona uma fiscalização mais eficiente. Além disso, não podemos deixar de lembrar que garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável é obrigação das empresas. Afinal, zelar pelo bem-estar do seu trabalhador é assegurar a manutenção do maior patrimônio da sua empresa: as pessoas. Aquelas que fazem com que o seu negócio seja realmente um empreendimento de sucesso.

Em resumo, temos convicção que o e-Social trará muitos benefícios para os envolvidos, em empresas de qualquer porte e dos mais diversos segmentos. 

Mas é claro que o empresariado precisa fazer a sua parte. Começando por preparar sua equipe para as novas exigências. Essa atitude pode evitar multas das quais as empresas sequer têm conhecimento. Ou seja, esse é um daqueles momentos determinantes para o sucesso de uma organização.

Uma das providências mais urgentes para as empresas que ainda não cumpriram essa tarefa, é a devida elaboração e implantação do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), de acordo com a Norma Regulamentadora NR9 — uma tarefa que pode ser bastante complexa. Já que como diz o ditado, “o papel aceita tudo”, mas para executar o planejado é preciso experiência e competência.

Por isso, o melhor para sua empresa pode ser contar com ajuda especializada para se adequar a esse novo tempo. Se for esse o caso, nossa equipe, na Previnsa, está preparada para colocar mais de 19 anos de experiência ao seu dispor, com amplo conhecimento sobre o e-Social e segurança do trabalho.

Entre em contato conosco e faça uma análise de risco das condições do ambiente de trabalho da sua organização.

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