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Aprenda como organizar uma SIPAT

A Semana Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho (Sipat) é um evento de extrema importância, que precisa ser planejado e realizado, anualmente, com muito zelo e atenção. De forma a lhe orientar sobre como organizar uma Sipat de sucesso, nós preparamos este artigo com ótimas dicas.

Com todas as possibilidades que uma Sipat pode proporcionar e, também, considerando as suas características, é extremamente importante manter os olhos nas exigências da legislação na hora de organizar o evento.

Afinal, além da obrigatoriedade prevista na Norma Regulamentadora nº 5 (NR 5) do Ministério do Trabalho e Emprego, ela exerce interferência direta na qualidade de vida do colaborador e na segurança do trabalho dentro da empresa.

Além disso, a Sipat pode ser uma incrível oportunidade para desenvolver princípios que poderão facilitar, principalmente, a vida dos funcionários ligados ao RH e à segurança da empresa.

Quer saber mais? Acompanhe!

Tenha a clareza dos objetivos da Sipat

De fato, a Sipat representa um momento bastante oportuno para promover integração entre a empresa e os seus empregados. Contudo, a despeito dos aspectos festivos e de relacionamento que ela pode e deve incluir, é preciso encarar o evento a partir de uma perspectiva correta, tendo em vista os objetivos a serem atingidos.

A Sipat é uma semana voltada à segurança e à qualidade de vida dos funcionários. Nesse sentido, o período deve servir para a reflexão sobre as temáticas que precisam ser consideradas nos processos da empresa.

Focar nesses assuntos significa cuidar para que a orientação melhore as condições de segurança do exercício profissional e de prevenção, tanto de acidentes de trabalho quanto de doenças ocupacionais.

De fato, esse esforço deve ser permanente, pelo ano todo. Entretanto, é durante a Sipat que ele é destacado e valorizado de maneira especial, marcando a consciência dos funcionários e a da própria empresa sobre as necessidades que devem ser atendidas.

Comprometa a Cipa

Em função do grau de responsabilidade e da importância que o evento possui, a Sipat deve contar com o comprometimento de todos os membros da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa), os quais precisam estar empenhados para que a realização atinja o objetivo proposto.

De fato, é possível que nem todos participem, efetivamente, da equipe de organização da semana, mas é fundamental que os cipeiros se envolvam, ainda que seja somente para apresentar ideias ou sugestões. Eles são a referência de comportamento seguro na companhia.

Construa um time eficaz

Envolver os cipeiros, apenas, não garante contar com a melhor equipe. Se deseja organizar uma Sipat memorável, você não conseguirá realizar metade das tarefas necessárias se estiver sozinho. Ter uma equipe que pouco se envolve atrapalhará mais do que outra coisa.

Uma boa forma de resolver esse assunto é pensar nos funcionários, um a um, independentemente de estarem ligados à Cipa ou não. Reflita sobre quem pode contribuir de alguma forma e como. Essa é uma oportunidade incrível para que você encontre novos talentos e valorize pessoas dentro da empresa.

Faça uma chamada criativa para quem deseja compor a equipe de organização do evento, contribuindo com novas ideias. Conheça os colaboradores envolvidos, teste-os e pense sobre o como eles podem exercer tarefas relevantes em áreas específicas de trabalho.

Inicie a organização com antecedência

Se você quer saber como organizar uma Sipat bem-sucedida, a chave está no bom planejamento. Não deixe tudo para o mês do evento. Pelo contrário, a organização deve ser iniciada com o máximo de antecedência possível.

Dessa forma, as metas estabelecidas poderão ser cumpridas com facilidade. Imprevistos de última hora acontecem, mas ainda assim, podem ser contornados com o planejamento estratégico.

As discussões sobre o evento devem acontecer durante as reuniões da Cipa, reservando um tempo para que, gradativamente, as decisões surjam e as medidas sejam colocadas em prática, sem correria.

Aproveite essas reuniões para definir a equipe organizadora da Sipat, destacando um membro da Cipa para coordená-la, e também faça a divisão das tarefas, delegando os responsáveis por cada uma.

Nesse ponto, vale ressaltar que a escolha deve considerar as habilidades individuais dos participantes — o que melhora, significativamente, os resultados.

Faça um cronograma prático e detalhado

A equipe deve ter ciência dos prazos de execução de cada tarefa. Portanto, crie um cronograma que estabeleça esses deadlines, cuidando para que eles não sejam urgentes — o que reforça a necessidade da antecedência no planejamento.

A cada reunião da Cipa, reserve, também, um tempo para verificar se o cronograma está sendo cumprido e adote as medidas corretivas que forem necessárias. Vale ressaltar que é preciso ter firmeza para cobrar o andamento das tarefas, o que não significa que essa cobrança não possa ser feita de maneira gentil.

Se houver nítida dificuldade de determinado membro da equipe para cumprir as tarefas delegadas a ele, use pulso firme e bom tato para providenciar o remanejamento dos participantes, eliminando as pendências.

Defina e delegue as atividades

A Sipat deve ser um período informativo e agradável, que desperte o interesse dos funcionários da empresa. Portanto, procure planejar atividades que tenham potencial para alcançar bons resultados e que não sejam cansativas e sem atrativos.

Essa é a sua oportunidade para esbanjar criatividade e colocar para fora todo o seu dom de cativar e engajar o público, considerando as características pessoais do grupo, que você, provavelmente, já conhece.

Não fique preso, apenas, a palestras interativas sobre os temas da Sipat. Vá além! Peças teatrais, apresentações musicais, jogos, workshops e debates são algumas sugestões de atividades que podem valorizar a programação do evento, aumentando o interesse do público.

É importante que a equipe da organização seja setorizada, de forma a planejar e cuidar da execução de cada uma das atividades escolhidas.

Defina os materiais, contratações e temáticas

Como qualquer outro evento importante, a Sipat exigirá cálculos para a definição do cronograma. Antes do evento, por exemplo, é preciso estar atento na hora de criar uma divulgação estratégica e eficaz.

Outra situação será a caracterização dos ambientes, um recurso extremamente útil quando o assunto é engajar os funcionários. Fora isso, a distribuição de brindes e de materiais informativos, como cartilhas e folders, podem ser considerados.

Sendo assim, defina todos os materiais que deverão ser produzidos, comprados ou contratados para o evento. Lembre-se de agir antecipadamente em todas as etapas. Dessa maneira, é possível evitar atropelos e providenciar as correções, se houver necessidade.

Além dos recursos próprios da empresa e da Cipa, a Sipat poderá contar com a participação de terceiros — o que, aliás, é interessante para melhorar a qualidade do evento. Para isso, será preciso fazer um levantamento sobre as empresas e prestadores de serviços terceirizados habilitados para cuidar das atividades e da produção dos materiais.

Após a tomada de preços e as devidas considerações relativas à capacitação técnica dos candidatos, defina as contratações.

A temática relativa à prevenção da Aids é obrigatória na Sipat. As demais, deverão ser decididas pela Cipa, de acordo com as observações feitas quanto aos assuntos internos da empresa que precisam ser ressaltados.

Saiba divulgar para engajar

Quem trabalha com gestão de pessoas sabe que o cuidado com os mínimos detalhes faz toda diferença. Se a sua forma de divulgar é colar um simples cartaz no mural da empresa, você está pensando pequeno.

Não é desejável que as pessoas, apenas, lembrem-se de um evento que tem data fixa marcada no calendário anual da empresa. Você quer que elas anseiem pelo dia. E uma ótima forma de manter os funcionários ansiosos pela Sipat, é saber como divulgar.

A divulgação eficaz é aquela que sabe como criar expectativas. Uma boa estratégia começar com uma contagem regressiva a ser noticiada pelos canais utilizados, normalmente, pela Cipa. Essa contagem pode ser iniciada, por exemplo, com três meses de antecedência.

Gradativamente, as próximas divulgações poderão aumentar o detalhamento sobre o evento e a última, com quinze dias de antecedência, deverá apresentar a programação completa.

O pré-convite conhecido como “save the date” (guarde esta data) também pode ser adotado, informando o dia quando a Sipat será iniciada. Seja criativo, faça mistério com alguns detalhes da programação, distribua algo que fará as pessoas pensarem sobre o que está por vir.

Na semana que antecede a Sipat, os demais materiais de divulgação — cartazes, faixas, camisetas, flyers etc. — deverão ser distribuídos e afixados. 

Escolha bem o local do evento

Mais do que simplesmente reunir as pessoas em um único local por horas, você precisa trabalhar para manter cativação do público. O local onde o evento será realizado é um fator determinante nesse aspecto.

Se a empresa não tiver um auditório, procure pelo melhor espaço para agrupar as pessoas, da forma mais confortável possível. Se for necessário, desenvolva um novo layout físico na organização, removendo objetos para conseguir o ambiente agradável. Tire medidas, conte assentos, se preocupe com os mínimos detalhes.

Preze pelo conforto. Pense nos assentos, ventilação, estrutura, acessibilidade e todos os outros pontos pertinentes. Não esqueça de considerar imprevistos como chuvas, vendavais, queda de energia, acidentes etc.

É tarefa da equipe organizadora garantir que o evento flua com tranquilidade e que as pessoas estejam confortáveis para desejarem participar de todas as atividades propostas.

Faça uma abertura memorável

O início da Sipat deve ser marcado por uma ação inaugural que provoque grande interesse no público. Naturalmente, essa atividade precisa ser pensada de acordo com a dimensão da empresa e com a capacidade de execução.

Por exemplo, pode ser marcada uma palestra sobre temas ambientais relacionados à saúde dos funcionários, seguida de uma apresentação musical. No mesmo dia, considere promover o plantio de mudas de árvores ou a soltura de balões contendo sementes.

O que importa é que a abertura seja bem recebida, excedendo as expectativas do público envolvido. Assim, você terá mais chances de garantir o engajamento para o restante dos dias do evento. O céu é o limite para a criatividade.

Monitore a rotina

Durante toda a Sipat, os ambientes precisam ser monitorados, constantemente. Portanto, cuide para que eles estejam permanentemente limpos e para que todas as instalações e equipamentos funcionem de forma adequada.

Além de não querer surpresas inconvenientes, você, certamente, deseja dar o exemplo num evento como esse. Una a sua equipe para verificar todos os ambientes da empresa quanto à organização e funcionamento.

Nesse aspecto, convém ressaltar a necessidade de atenção para equipamentos de áudio e vídeo, para as listas de presença, para os equipamentos de registro e para os itens que fornecem conforto ao público (cadeiras, bebedouros etc.).

Aborde os temas certos

Como gestor, você precisa enxergar na Sipat uma oportunidade para combater os maiores problemas da organização ligados à segurança e à saúde dos colaboradores.

Pensando sobre isso, você conseguirá desenvolver uma programação com temas implacáveis! Não existe uma regra para determinar os temas abordados. Por exemplo, se o número de fumantes é muito alto na empresa, reflita sobre investir contra os males do tabagismo.

Outros exemplos de assuntos para abordagem são a alimentação saudável, o alcoolismo, a prevenção de doenças, o uso correto dos EPIs e os meios de redução de acidentes de trabalho.

Assuntos como planejamento financeiro também podem entrar em pauta, já que muitas pessoas não sabem como controlar os gastos pessoais, porque não têm a instrução necessária para lidar com as finanças. Mostrar como investir da maneira correta é um caminho para a melhor qualidade de vida — o que resultará em maior produtividade.

Ao definir as etapas do evento, pergunte-se sempre se ele ajudará a reduzir o número de acidentes de trabalho ou proporcionar uma melhor qualidade de vida para os colaboradores. Se a resposta for afirmativa, você já sabe no que investir.

Registre tudo

Tudo o que for realizado durante a Sipat precisa ser registrado em ata. A regra abrange desde a lista de presença (com a assinatura dos participantes) até a última seção, no final da semana.

Da mesma forma, qualquer tipo de documento que comunique sobre a organização do evento deve ser anexado à pasta da Cipa. Afinal, o Ministério do Trabalho exige provas de que a Sipat foi devidamente realizada, ano após ano.

Como a Sipat precisa durar uma semana inteira, programações extensas não serão bem-vindas. Duas horas por dia de atividades é uma proposta interessante.

Essa semana de prevenção de acidentes é muito mais do que uma simples confraternização entre os empregados, os diretores da empresa e os fornecedores. O evento deve ser visto como o momento em que cada um dos participantes estabelece um compromisso real com a saúde e a segurança no trabalho.

Deve-se esperar que todos os participantes criem a consciência da necessidade de preservação da saúde e da importância de cada um para o desenvolvimento da empresa, de forma ativa.

Com uma boa organização e cuidado nas etapas citadas neste post, a Sipat tende a tornar-se um período de sucesso e grande aprendizado. Mesmo acontecendo anualmente, o evento poderá ser criativo e inovador, com temas diferentes e abordagens alinhadas com os propósitos e necessidades da organização.

Nossas dicas sobre como organizar uma Sipat foram pensadas com todo o cuidado possível. Se você viu utilidade neste artigo e quer ser notificado sobre os próximos do blog, assine a nossa newsletter. Disponibilizaremos o melhor conteúdo!

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